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52 Micro-objetivos: La solución a los temas pendientes

Dicen que Napoleón Bonaparte, tenía una increíble capacidad de trabajo. Esa capacidad de trabajo la logró llevando de forma rigurosa y constante su sistema. “Cuando he terminado con un tema, cierro el compartimiento y abro otro, de manera que mis diversas tareas nunca se superponen y no me producen confusión ni fatiga”.

Casi siempre lo que nos distrae de lo realmente importante, nos satura y nos hace explotar, son pequeñas cosas de uso diario que no funcionan como deben.

De todas esas pequeñas cosas me han surgido lo que he llamado MICRO OBJETIVOS, y a todos mis clientes intento trasladarle el concepto y el sistema para evitar esa detonación a la que nos lleva la saturación.

Sistema que para que funcione requiere de constancia y rigurosidad. Convertirlo en un hábito.

Recuerde: No hay sistema malo, tan solo gustos y ganas.

52 MICRO OBJETIVOS.

En la empresa son muchos los temas de muy distinta naturaleza que mantenemos permanentemente como asignaturas pendientes. Temas para los que nunca encontramos el momento de centrarnos en ellos y darles solución. Las más de las veces, ni llegamos a percibir que lo son, y que dedicándoles unos minutos de nuestro tiempo, podrían quedar resueltos para siempre. Suelen ser temas sencillos de resolver, que tan solo requieren de una decisión: Determinar ¿cuándo voy a hacerlo?

Cosas que no tienen gran relevancia para la marcha de la empresa. La empresa funciona aún sin estar resueltos. El único efecto que ocasionan es que, de vez en cuando, agarramos capazos del 10, y provocan un conato de incendio que tenemos que remediar, actuando de bomberos de manera forzada e inmediata. Sin embargo son temas que solucionados, aportan mucho al normal discurrir de la actividad.

Esos temas serán nuestros micro objetivos. El tiempo nos ha demostrado que por no ser trascendentales para el funcionamiento, que hemos aprendido a convivir con su falta. Las características básicas que van a definir a todo micro objetivo serán:

– Que son temas de fácil solución.

– Que la planificación y programación de su solución, tan solo nos llevará una dedicación mínima. No más de dos horas semanales.

– Que una vez planificado y programado, la mayoría de las veces, la responsabilidad de su ejecución y seguimiento la delegaremos.

– Una vez delegada, dedicaremos un corto periodo al seguimiento y control que nos permita corroborar que lo planificado y programado se cumple, hasta convertirse en un hábito de la persona sobre la que hemos delegado.

Sin embargo, muchas veces la localización de esos micro objetivos no es fácil.

Normalmente suelen hacer acto de presencia a lo largo de conversaciones que mantenemos con colaboradores en el entorno del trabajo, y ni tan siquiera percibimos que han aparecido. Suele tratarse de carencias que tenemos de procesos, sistemas, formación específica, conocimientos, rutinas, correcciones, que deberían tener la categoría de micro objetivo.

Por ello, se hace necesario dos cosas:

– Disponer de una planilla para ir anotando todo micro objetivo que aparezca.

– Que todos conozcamos de esto, con el ánimo de que si no percibo el carácter de micro objetivo de lo dicho, si lo perciba mi oyente, y lo elevemos a esa categoría de micro objetivo a anotar en mi planilla.

Por ello, disponiendo de:

– esas alarmas instaladas,

– las planillas como documento inseparable de cada uno.

– y el hábito de anotar, priorizando, programando y planificando, al cabo de pocos días, dispondríamos de una numerosa relación de micro objetivos.

El de los micro objetivos, no es un tema solo a imponer en los niveles superiores o intermedios del organigrama.

Todas las personas de una empresa deberían poner en práctica este sistema, deberían de acompañarse permanentemente de esa planilla.

Son muchas las cosas que cambiar y hacer en relación a nuestro puesto y su desempeño. Todos tenemos asignaturas pendientes que revisten esa naturaleza de micro. Actitudes, comportamientos, conocimientos, procesos que son susceptibles de mejora…

Cada cual debe anotar en su planilla aquellos micro objetivos que le vayan surgiendo, en los que la iniciativa de poner en marcha su solución (planificación y programación) dependa exclusivamente de él, aún involucrando a terceras personas. Por ello, lo fundamental para anotar algo concreto en tu planilla es, que la iniciativa y puesta en marcha de la solución te corresponda, tengas atribuciones sobradas y recaiga sobre ti la responsabilidad de darle solución.

Todos los días en una empresa surgen problemas que deberíamos resolver de forma permanente. Sin embargo, la solución más utilizada es parchear y quedarnos en un lacónico: ese tema algún día habrá que resolverlo. Ese comportamiento nos obligará a improvisar y, en un futuro, volver a actuar de bombero.

En una empresa:

su gerente me comentaba que, en su ausencia, pagaron una factura a un determinado proveedor que no procedía el pago. Del comentario, surgió un micro objetivo del gerente: ¿Dispones de un protocolo de pagos? Nos pusimos a desarrollarlo y le puedo asegurar que no costó más 30 minutos dejarlo embastado. Micro objetivo cerrado, ya que luego él debía trasladarlo al que iba a responsabilizarse de la tarea.

En otra ocasión y con otro responsable, durante el transcurso de una sesión en la que nos apoyábamos en una Excel, manifestó que sus conocimientos de Excel eran muy limitados. Nos planteamos si ese, era un micro objetivo. Efectivamente, lo era.
Localizamos telefónicamente a un docente de la materia, determinaron el nivel concreto que requería de formación (unas 10 hrs.) y cerraron el precio de las sesiones que en una semana y en su despacho iban a celebrar. Hoy, micro objetivo cerrado.

En otra sesión pregunté ¿qué tal la semana? Me trasladó el caos (orden y limpieza) de almacén. Mis preguntas: ¿De quién es responsabilidad? ¿Descríbeme cómo te gustaría encontrarlo siempre? ¿Cómo se podría hacer ese trabajo? ¿Quién podría responsabilizarse de ello? ¿Cada cuánto lo vas a controlar? Nos llevó poco tiempo. Solo restaba compartir las respuestas con el futuro responsable, escuchar sus “peros”, solucionarlos, buscar su compromiso y escribirlo. En una semana objetivo alcanzado.

Se trata de solucionar de forma duradera, que no pasajera, el micro objetivo.

52 semanas tiene un año. Supongamos que 10, 15, 20, son las personas que componen su empresa, empiece a concretar y multiplicar… ¿Cuántos micro objetivos podrían haber solucionado en su empresa a lo largo de un año?

La relación de micro objetivos puede ser numerosa y variada. De ser así de prolija, nos puede parecer muy complicado y llegar a ponerse por montera.

Pero recuerde:

– Prioriza. Toda relación puede ordenarse por la importancia y urgencia del tema.

– Se debe agendar. Cada cosa en su momento y un momento para cada cosa.

– Se debe ser disciplinado y constante con lo planificado y programado.

– Como irán apareciendo nuevos micro objetivos, quincenalmente debemos replantearnos las prioridades establecidas y reprogramar.

– No olvides… ve despacio que tengo prisa. No intentemos hacerlo todo de golpe.

– Creemos un grupo de seguimiento de los 52 micro objetivos, donde hablar de logros, nuevos micro objetivos, soluciones. Eso genera compromiso.

Cómo cambiaría tu empresa en el transcurso de algunos meses.

15 objetivos x 8 personas, es dejar solucionado de forma permanente 120 asuntos.

¿Dejar solucionados 120 temas en tu empresa supondría un relevante cambio a mejor?

Al final, gestionar bien tu agenda, saber del cuadrante de Covey y ante cualquier tarea, concretar de su importancia y urgencia, nos da las claves definitivas para gestionar bien el uso que hacemos de nuestro tiempo.

Nada es más fácil que estar ocupado, y nada más difícil que ser eficaz.

…y después de tanto trabajar, ¿qué he hecho que mereciera la pena? ¿Qué he hecho que fuera importante? Entonces nos invade una fuerte insatisfacción de efectos nefastos al llegar a una conclusión: Si he hecho el esfuerzo de trabajar tanto y, tras esa gran actividad, me encuentro insatisfecho, trabajar tanto no merece la pena.
A su disposición en: www.impulsocoach.com
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