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El maldito tiempo ¿Con qué estilo lo pierdes? – Por Santiago Torre

Algo recurrente que sucede de forma casi generalizada es la falta de tiempo que aducimos tener para todo. Se puede decir sin temor a equivocarse que a todos nos gustaría realizar más actividades de las que hacemos, tanto a nivel profesional como personal… y sin embargo realizamos actividades que consideramos que son innecesarias. ¿Por qué hacemos algo tan incongruente? ¿Por qué estamos descontentos sobre como controlamos lo que realizamos? ¿Por qué no hacemos lo que realmente nos gustaría? ¿Por qué el día tiene sólo 24 horas?

Esa respuesta la sé, porque aunque tuviera 36 horas también nos faltaría tiempo.

No poder hacer todo no es una cuestión de tiempo, es una cuestión mental y de organización. Es un cambio realmente difícil, pero no imposible, en absoluto. No voy a disertar sobre cómo realizarlo, para eso hay miles de libros, manuscritos e informes y además debe ser algo personalizado; sí que puedo ayudar a mejorarlo de manera individual, atacando problemas concretos, pero para eso es necesario que se esté comprometido con el cambio.

Hoy voy a comentar una lista, no exhaustiva, de los problemas más habituales con los que se enfrentan o han enfrentado mis clientes y una pista –hay más-sobre cómo enfocarlo.

 

El estilo mariposa

Te has pasado todo el día con una actividad frenética, no has parado, pero cuando llega la hora de salir tienes una sensación de no haber hecho nada. Has empezado doscientas tareas y no has acabado ninguna. La causa está en la dispersión y falta de enfoque, en empezar algo y no terminarlo. Has estado de flor en flor, pero ninguna te ha seducido.

          Como mejorarlo: marca un tiempo diario –no elevado, una hora por ejemplo-en el que vas a realizar tareas cortas, pero una detrás de             otra sin parar hasta acabarlas. Comienza la hora planificando el orden… y hazlo hasta donde llegues. Si eres constante verás como en               2/3 semanas has mejorado bastante en este aspecto

 

El estilo Malibú.

Procrastinando. Suena muy mal, pero no es ningún taco. Según la RAE equivale a posponer, aplazar o diferir. Aquí nos vamos a referir a esas situaciones en las que tenemos que hacer algo, pero nunca es el momento, siempre nos falta algo, “lo hago mañana”,

El principal problema suele ser que no tiene fecha externa y no tenemos que rendir cuentas a nadie.

          Como mejorarlo: ponle fecha y crea un compromiso con otra u otras personas. Haz público que tienes que hacerlo y comprométete a               hacerlo para una fecha. Si aún así no es suficiente, pide ayuda a tu entorno para que “te presione”. Pruébalo y verás como acabas eso que           tienes pendiente desde hace tiempo

 

El estilo Bakunin

Bakunin es considerado como el padre del anarquismo especulativo. Muchas veces tendremos complejo de ser sus hijos. Hacemos lo que nos parece en cada momento sin orden ni concierto. El resultado es que hacemos cosas, pero no avanzamos, trabajamos, pero no rendimos, estamos ocupados, pero sin resultados

          Como mejorarlo: Planifica mínimamente tu tiempo. No empieces planificando un mes, que no vas a cumplir; empieza planificando                 que vas a hacer las próximas 2 horas. Pon en un papel las 3 ó 4 actividades para las próximas dos horas y vete tachando. Poco a poco                 vete ampliando hasta llegar a un día. Y sobre todo se constante. Convierte esto en rutina.

 

El estilo Strogoff (el correo del zar en la novela de Julio Verne)

Recibes correos por cientos y los lees todos y además según van llegando.

          Como mejorarlo: no abras tu gestor de correos a primera hora, no por lo menos hasta que hayas zanjado las 2 actividades más                         importantes del día.

 

El estilo madre protectora o “quita, quita, que tú no sabes”.

Nosotros lo hacemos todo porque los demás no lo hacen bien, además no tenemos tiempo de enseñarles y no quieren aprender. Esto puesto en casa suele ser fuente de grandes disputas y de hijos adolescentes que no saben hacer su cama, poner una lavadora o incluso ponerse un bocadillo … de la pareja ni hablamos

          Como mejorarlo: acepta que las cosas se pueden hacer de otro modo y que siempre es mejor tener una perfecta (la que tú has hecho,                 claro está) y otra a medias (la que ha hecho el inútil del otro), que solo una y todos cabreados. El problema eres tú, no los demás. Si es tu           modus vivendi, pide ayuda.

 

El estilo conejo blanco

Sí, aquel que en “Alicia en el país de las maravillas” corría de un lado a otro diciendo “llego tarde, llego tarde,…”. Muchas veces (¿a ti siempre?, háztelo mirar, que decía Eugenio) nos vemos así. Hay tres posibles fuentes: somos muy malos calculando el tiempo de nuestras tareas, tenemos realmente más tareas de las que somos capaces de abarcar o nos movemos por impulsos

          Como mejorarlo: este es un problema complejo que está en nuestra cabeza y no en algún otro lugar y no es fácil de abordar en forma               de autoayuda. Si estás aquí debes hacer varias cosas. Primero:

aprende a decir no

. Por no enfrentarnos cogemos todo lo que nos dan sin saber si somos capaces de hacerlo o no (o ya sabemos de antemano que no). Tienes obligación de aprender a no hacerlo. Segundo, adecúa tus tareas al tiempo que tienes. Para ello

es básico priorizar

, saber qué es lo más importante y hacerlo en ese orden y ajustado al tiempo del que dispones. Si dejas algo de hacer, que no sea lo más importante. Tercero,

planifica tu actividad

, deja los impulsos para el deporte e intenta ser constante en lo que realizas.

 

El estilo Manolo Escobar

También denominado “quien me ha robado mi carro”. ¿Eres de los que nunca encuentran las cosas? ¿de los que se pasan más tiempo buscando el tesoro que trabajando? ¿de los que tienen objetos vivientes (se mueven solos)?

          Como mejorarlo: cultiva hábitos de orden. Determina un sitio para cada cosa y déjalo siempre allí. Coge papel y bolígrafo, piensa                   cuales son dos de los objetos que siempre te vuelves loco buscando y escribe un sitio donde siempre (sí, he dicho siempre) los vas a dejar.           Empieza ya. Cuando lleves una semana consiguiéndolo, llámame y te invito a una cerveza para que me lo cuentes y pongamos un                         objetivo para las dos siguientes.

 

El estilo Sírex

“Si yo tuviera una escoba, si yo tuviera una escoba…”. ¿Pospones actividades porque no es el momento adecuado? ¿Por qué siempre te falta algo para poder acabarla? ¿Por qué es mejor llamar los martes que hoy? ¿Por qué no me ha llegado la junta de la trócola y entonces no puedo hacerlo …

          Como mejorarlo: déjate de excusas, asume tu responsabilidad y hazlo. Es mejor hacer que lamentarse. Valora si realmente lo que te               falta es tan necesario. En el 90% de las veces es algo secundario. Si es cierto que es imprescindible, avanza hasta donde puedas, pero haz           algo y pon fecha para finalizarlo, no lo aparques sin más

 

El estilo Calamaro

¿Has oído su canción “Perdiendo el tiempo”? ¿te sientes identificado? El origen suele ser múltiple, en los casos de directivos o dueños de negocio lo más habitual es que esto venga por un proceso natural. Nuestra mente trabaja con unos ritmos y en un cierto orden. Seguro que conoces la matriz de tiempo de Stephen Covey, ya que he hablado muchas veces de ella (si no la conoces, dame un toque y te lo explico). Cada uno de los cuadrantes se identifica con una emoción, así el de Urgente e Importante es stress, Urgente y no importante, insatisfacción, No urgente e importante, control, No urgente y no importante, distracción. Nuestra mente no puede pasar de una situación de stress a una de control o de insatisfacción de manera automática, necesita pasar por la distracción. Así si trabajamos permanentemente bajo presión de tiempo, necesitamos distraernos. Tenemos dos opciones: seguimos con stress o nos distraemos. Ese es el origen del por qué a pesar de que tenemos tareas muy importantes perdemos el tiempo miserablemente.

          Como mejorarlo: Se consciente de este proceso y planifica muy bien tu actividad. Establece momentos en cada uno de los cuadrantes y           aprende a pasar de la zona de stress a las demás controlando y midiendo muy bien los momentos de distracción. No es imprescindible               pasar por ellos si consigues que tu nivel de stress no sobrepase unos ciertos límites. De nuevo no es fácil realizarlo solo, pero si es                         posible intentarlo, realmente merece la pena.

 

El estilo Calígula.

Cuando ves que la tarea que te espera es un banquete pantagruélico y no sabes ni por dónde meterle mano y además nunca vas a tener todo el tiempo necesario para acabarla, así que lo mejor es abandonarla hasta que no sea urgente e importante (y te aseguro que alguna vez llegará a serlo, claro y entonces sí que vas a llorar y a hacer una chapuza para salir del paso)

          Como mejorarlo: como no te puedes comer un elefante de un bocado, pártelo en cachos y vete comiéndotelo poco a poco. Divide y                     vencerás, que decía Maquiavelo. Si la tarea es tan inmensa seguro que puede dividirse en tareas más pequeñas. No lo hagas de golpe, no           la dividas en muchos pedazos. Vale con que selecciones el primero y lo hagas. La tarea ya es más pequeña y no has perdido tiempo                       planificando (ya lo habías hecho tres veces y habías fracasado, ¿a que sí? –y luego le dan el mérito a Nostradamus y yo soy mejor                         adivino-). El siguiente paso es repetirlo, coge lo que te queda y selecciona algo que puedas hacer ya… y hazlo. Verás como poco a poco                 vas acabándolo sin una chapuza muy grande (seguro que al final algún “apaño” hay que hacer, pero el remiendo será pequeño)

Existen muchos otros problemas y conflictos con el tiempo, pero es imposible abarcarlo todo unas pocas páginas. Ya retomaremos este asunto en otro momento.

No quiero acabar esto sin recordar la importancia que tiene el ser eficaz y eficiente para que vivamos una vida mejor, estemos más a gusto con nosotros mismos y hagamos la convivencia laboral –y la familiar también-más llevadera a nuestro entorno.

 

Te pido el favor de que identifiques alguno de los estilos aquí referidos con lo que a ti te suceda y te pongas como objetivo mejorarlo

 

Resérvate 15 minutos esta tarde, relee el escrito, selecciona una de las situaciones y comienza a actuar. Tómatelo muy en serio y tu vida se simplificará en la medida que lo mejores.

Del libro “Entonces,¿Llamo al fontanero?” De Santiago Torre (descarga gratuita)

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PROFESIONALIZACIÓN DE LAS VENTAS por René Descartes – Por Gonzalo Martín

¿Estás “ACOMODADO EN” o “COMPROMETIDO CON” la empresa? – Por Salvador Minguijón

Con ésto aguantamos un mes – Por Santiago Torre

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2 Responses to “El maldito tiempo ¿Con qué estilo lo pierdes? – Por Santiago Torre”

By Santiago - 11 junio 2015 Responder

Gracias Antonio. Tienes toda la razón, el problema somos nosotros mismos. Sin ir más lejos, yo soy especialista consumado en varios de los estilos, aunque lo estoy trabajando duro.

Hablando en serio, cuando lo identificas y alguien externo nos apoya y nos ofrece herramientas, control, feedback (retroalimentación sobre lo sucedido) y feedforward (cómo hacerlo diferente en el futuro) damos grandes saltos en este asunto.

Un saludo

By Antonio - 11 junio 2015 Responder

Toda una leción Santiagocon estas pautas se puede mejorar muchísimo. El asunto es que como bien dices, el problema solemos ser nosotros mismos, y en la mayorái de los casos es dificil hacerlo sin ayuda.

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