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¿Eres Gerente o coleccionista de datos? – Por Pedro Cerdán

Por encontrarnos en los más altos niveles del organigrama, se supone que tenemos la obligación de estar informados de todo lo que acontece en la empresa, y que cuantos más datos e informes acumulemos, mejor desempeñaremos nuestro cometido y seremos mejores profesionales.

Esa acumulación, puede convertirse en un gran problema. Es falsa la creencia de que debemos disponer y conocer de una cantidad ingente de datos e informes para, cuando nos surja un problema, embeberlos todos, y con suerte, localizar las causas, emitir un diagnóstico y prescribir el tratamiento que creamos adecuado. De esa
manera, y también con suerte, problema resuelto. Repito, con suerte.

Muchos empresarios se enfrentan al problema de disponer de exceso de información.
Tanto dato e informe dispersa nuestra atención y dificulta encontrar aquellos que realmente son útiles. Es tarea inhumana embeberse todos, para detectar y solucionar un problema, y demoníaco si son muchas las veces que hay que hacerlo.

Porque embeberse y asimilar tanta información, no es garantía de nada.
Y no es garantía de solución porque el exceso de información apareja tres problemas:
– La empresa está viva. Sus números, los datos que tanto le gustan, están permanentemente en movimiento. Los de hoy, no son los de ayer, ni serán los de mañana. Los informes tampoco nos indicarán lo mismo.
– Disponer de muchos datos e informes, dificultan sobre manera localizar los importantes. Nos dispersamos.
– Y por fin, nos incapacita para tomar decisiones, nos paraliza por miedo a errar.

Verá, al igual que el hecho de tener mucho dinero no garantiza la felicidad, la disposición de mucha información, a modo de datos, no es garantía de solución de problemas, ni de buena gestión. ¡Qué ayuda!, no lo sé. ¡Qué es bueno!, sin duda.

Y… porqué ese: “no lo sé” y “es bueno”. Muy sencillo, porque ni el dinero, ni los datos son un “fin” por sí mismo, simplemente son un “medio”. Uno para facilitarnos la vida, el dinero; y los otros, los datos, para diagnosticar y tomar decisiones.

Al final, lo que esta introducción viene a decir es: Los datos en una empresa tienen una importancia relativa. Los datos solo se convierten “de relevante importancia” ante una determinada situación, en función al uso que hagamos de ellos, por la información que nos proporcionan, en relación a un determinado asunto.

Por ello: Son los más, los que se sienten empequeñecidos, ante una desmedida exhibición de datos de una empresa; y los menos, los que pensamos que, tras semejante exhibición, se oculta un gran problema al que no se le ha encontrado solución.

Lo realmente importante en este asunto, no es la cantidad, es la calidad, a modo de idoneidad, de los datos que utilizamos para afrontar una cuestión o situación concreta. El uso que hagamos de los datos necesarios. Tener un sistema de razonamiento e ideas muy claras. Eso es lo realmente relevante, importante y necesario.
“Ahí es ná”, tan fácil de entender y tan difícil de hacer.

¿Recuerda lo que comentaba en el Boletín del 16/12/2013? (El hábito no hace al monje). Le decía: El hecho de que le toque la lotería, no le convierte en millonario. Tan solo le convierte en una persona con mucho dinero. Ser millonario es otra cosa, son una casta muy particular. Así mismo, el hecho de que recopile y disponga de muchos datos, no le convierte en un buen gerente y gran profesional, solo le convierte en eso, una persona con muchos datos.

Disponer de excesiva información es caro, difícil de manejar y, a veces, un despilfarro.
La belleza y la bondad aparecen en las cosas simples, sencillas y obvias. Dos palabras siempre dicen más que todo un párrafo. Y para más abundar, dos palabras a un sabio le bastan. Un año de palabras, para el resto de los mortales, no son suficientes.

Traslade lo dicho a “LA INFORMACIÓN”.

Para hacerlo más ameno le contaré algo muy interesante que prueba las limitadas capacidades humanas y que podríamos trasladar también al exceso de información.
En la entrada de un gran supermercado, dispusieron una mesa para que los clientes cataran y compraran, si alguna era de su agrado, 3 tipos de mermeladas distintas y de un precio similar. Como resultado tan solo decir que: Las ventas fueron muy importantes.

Pasado un tiempo, dispusieron la misma parafernalia pero, esta vez, con 10 tipos de mermeladas distintas y también del mismo precio. ¿Cuál fue el resultado? Efectivamente, las ventas no alcanzaron ni el 25% de las producidas el día anterior.

La explicación: ante una muestra muy amplia, somos miedosos e inseguros, nos cuesta tomar una decisión. Preferimos no tomarla por miedo a equivocarnos.
Moraleja: ¿Ocurre igual con el exceso de información? ¿Con tantos datos e informes?

Al hilo de esto, también es importante no perder de vista nunca aquello de… “divide y vencerás”. Un gran problema, despiézalo en cuantos problemas pequeños puedas. Es más fácil resolver un pequeño problema, y además, una vez resuelto, nos motiva para resolver el siguiente. A la par, esa eficacia alimenta nuestra autoestima.

Pero sigamos con algo más real.

Una gran empresa. Una muy numerosa cartera de clientes (430☺). Una cifra de ventas de muchos dígitos. Una gran estructura y equipo comercial. Datos e informes de todas las gamas, colores y tendencias. Y, por fin, un problema que se ha convertido en endémico: Las VENTAS no alcanzan la cantidad, ni el nivel de calidad necesarios.

¿Conoce de este problema? o ¿estoy planteando un supuesto atípico y utópico?
La cantidad de datos e informes, la importante cifra de negocio pero insuficiente, ese es el enorme problema. Pero no se ha percatado que las ventas las realizan las personas a otras personas. Esas personas que realizan las ventas están en la base del organigrama (sus vendedores), o muy lejos del nivel que Vd. ocupa. Vd. ve los números del Gran Capitán. Pero ¿cómo puede llegar Vd. a pensar que la solución al gran problema que padece, desaparecerá cuando sea capaz de desagregarlo y dar solución al pequeño problema que todos y cada uno de sus vendedores tiene? Solo de esa manera, bajando a las trincheras, será capaz de resolver un gran problema de ventas, en una empresa de esa guisa.

De esa forma, está convirtiendo un gran problema, un problema que se ha hecho endémico, al que no le ve solución pese a todos sus datos e informes, en 7, 10 o 20 problemas más pequeños y de fácil solución. Divide y vencerás, porque la suma de muchos pocos, hacen un mucho. Y recuerde: Lo importante no es llegar primero, lo importante es saber llegar.

Baje a las trincheras y comparta con cada uno de sus vendedores y, también con el equipo, la información necesaria, la justa. Comparta los datos relevantes, no los accesorios. Y pregunten, escuchen, feliciten, animen es la única forma de ganar todos.

¿Lo ve? Aún tengo mucho de necio. Esto no sabría decirlo a un sabio en dos palabras.
Y le repito lo que pienso: Los datos solo adquieren importancia según el uso que hagamos de ellos y la información que nos proporcionen. El exceso, dispersa y genera dudas, incertidumbres e inseguridades. ¿Es el motivo por el que nos cuesta tomar decisiones? ¿Será por lo que esperamos que los problemas se solucionen solos?
A su disposición en:

pedrocerdan@impulsocoach.com y www.impulsocoach.com

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3 Responses to “¿Eres Gerente o coleccionista de datos? – Por Pedro Cerdán”

By Humberto Roselló - 24 octubre 2014 Responder

Muy interesante el tema de despiezar los grandes problemas en pequeños problemas. El famoso método Kaizen (creatividad a pequeños saltos)

By Juan Carlos - 24 octubre 2014 Responder

El exceso de información origina desinformación. En nuestras experiencias nos encontramos casi siempre con lo mismo, programas informáticos, CRM, ERP, con un exceso de información que acarrea dos problemas importantes: invertir mucho tiempo en introducir datos, invertir poco en analizarlos (solamente viendo los listados resultantes, ya da pereza ponerse a analizar). Menos es más.

By Antonio - 24 octubre 2014 Responder

La base es tener claros los objetivos y los aspectos que influyen en su consecución, a partir de ahí se deben identificar indicadores clave que estén de acuerdo con aquellos y componer un cuadro de mando. El resto de información es secundario y debe estar disponible, sólo, por si se quiere abundar en el análisis.

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