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La importancia de la medición y de establecer KPIS

Hay que medir para poder optimizar. Se trata de un concepto realmente poderoso. Lógico, coherente y necesario para poder entender nuestros resultados comerciales y como mejorarlos. Incrementar ventas.
Y precisamente por eso me sorprende tanto que haya un número elevado de vendedores, directores comerciales o directores de empresa, que no atienden a este concepto y ni siquiera miden a través de unos KPIs. Herramienta útil para conocer cuáles son sus indicadores.

Desarrollemos el concepto con un ejemplo práctico que aclarará su funcionamiento.

Imaginemos a Juan Luis, un ejecutivo de cuentas que desarrolla su actividad en una compañía de seguros del ramo de Salud, y que plantea unos objetivos (o se los plantea la empresa, algo más habitual si trabajas por cuenta ajena) de digamos unos 6000€ mensuales de facturación.
(Obviamente este dato va a cambiar mucho dependiendo del sector, valor del producto, márgenes, etc… Pero nos sirve para desarrollar nuestro ejemplo).

Imaginemos que cada producto (póliza de seguro en este caso) tiene una media de 1000€ de prima neta.

Pues bien, si nuestro ejecutivo imaginario, tiene un ratio de conversión del 20% (dicho de otra forma, el 20% de las visitas comerciales que realiza se traducen en ventas), para poder vender 6 pólizas de salud a 1000€, necesitará hacer 30 visitas.

30 visitas * Ratio de conversión del 20% = 6 pólizas

6 pólizas* 1000€ de prima media = 6.000€ de producción mensual.
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Ahora bien, ¿puede Juan Luis, (o  cualquier otro comercial con independencia de la experiencia y habilidad que atesore) garantizar o controlar que podrá vender a un cliente concreto, en una visita específica? Obviamente no.

La venta es un proceso de grandes números. Para tener el éxito que deseamos y bajo nuestro control, tenemos que irnos a las variables que SÍ dependen realmente de nosotros.

En nuestro caso, hay un aspecto que todavía no hemos contemplado, y es la prospección. Supongamos para nuestro ejemplo que Juan Luis, realiza sus visitas comerciales después de haber concertado previamente con el cliente, mediante llamadas telefónicas.

Y supongamos también que sus mediciones arrojan el dato de que necesita 20 llamadas para lograr una visita (un 5%)

Por tanto, si seguimos el razonamiento que llevamos hasta ahora, podremos ver que para realizar 30 visitas, necesitará 600 llamadas telefónicas.

Y a continuación para seguir con nuestra planificación, será necesario “saber” cuantas llamadas puede Juan Luis realizar en una hora ¿Tal vez 30? En ese caso va a necesitar 20 horas para concretar esas 30 visitas.

Repetimos los números completos a continuación:

600 llamadas a realizar, que supone llamar durante 20 horas.

En esas 600 llamadas, se concertarán 30 visitas.

De esas 30 visitas, según los ratios ya medidos se venderán 6 pólizas.

Y esas 6 pólizas supondrán una facturación de 6.000€ que es lo que tiene objetivado Juan Luis.

 

¿Simple no?

Pues aunque parece algo tan lógico y evidente. Como te decía al principio del artículo la gran mayoría de los comerciales, incluso muchos con grandes resultados, no tienen medidos sus ratios.

El primer paso para poder “mejorar” nuestros resultados en ventas es tener medidos los ratios. Saber exactamente qué número de llamadas, visitas, etc…vamos a necesitar teniendo en cuenta nuestra actual habilidad.  Teniendo en cuenta también los objetivos que actualmente tenemos.

Así que si te dedicas a las ventas y todavía no tienes estos datos, sin duda la mejor acción que puedes emprender para potenciar tu negocio es realizar estas mediciones. Tener claros estos datos. Son la base sobre la que construir para hacer despegar tu negocio.

Porque a partir de aquí, ¿Cuál sería el siguiente paso para mejorar y vender más?

 

 

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Pues habría dos líneas de acción evidentes:

  • La primera y más directa; es trabajar con aquello que directamente depende de ti. ¿Ha podido hacer Juan Luís 600 llamadas al mes?¿Ha conseguido estar 20 horas delante del teléfono para concertar esas 30 visitas que han supuesto 6 operaciones vendidas? Pues que ocurriría, si directamente dobla el número de llamadas.

Lo que se propone es hacer 1200 llamadas al mes. Son 40 horas delante del teléfono. Que siguiendo un ritmo constante, no tiene que suponer más de 10 horas a la semana. ¿Sería posible hacerlas? No me cabe duda de que si el premio es “duplicar” la producción, no parece demasiado difícil.

Pero para encontrar esta “motivación” de duplicar llamadas, hay que conocer claramente los ratios. Conocerlos nos permitirá llamar, sabiendo cual será el resultado a fin de mes. Y sabremos el resultado de antemano, a menos que:

 

  • Mejoremos nuestra habilidad. Evidentemente si somos más eficaces a la hora de cerrar ventas, visitas, etc…los números cambiarán y no se necesitará ese número de acciones. Lo más interesante de esto, es que la medición por si sola, ya suele suponer una mejora en el ratio (lo que se mide tiende a mejorar). La propia repetición (duplicar el número de llamadas) también supondrá un entrenamiento que hará que nuestro ratio mejore.

 

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Conclusión:

Pero además el aspecto de la habilidad es la que más puede crecer y desarrollarse. Y ahí es donde principalmente trabajamos en Impulso Coaching de Negocios. Lo que se clasifica como coaching de negocios, coaching empresarial.

Áreas como la capacidad de negociación, la comunicación, el control del proceso de venta, el rapport y conexión emocional con el cliente, las técnicas de cierre, la auto motivación, etc. etc…

Todos estos aspectos los trabajamos con nuestros clientes y permiten DESARROLLAR una habilidad que haga que los números o ratios que teníamos inicialmente se queden muy obsoletos en muy poco tiempo.

Si por ejemplo dijéramos que Juan Luis en el ejemplo planteado; “duplicando” el número de llamadas duplicaría sus ventas. ¿Qué ocurriría si mejora su habilidad hasta convertirse en un vendedor/ejecutivo de cuentas al que le sea mucho más fácil concertar visitas, conectar con el cliente, entender sus necesidades de compra, plantearle soluciones de forma mucho más eficiente y resolver fácilmente sus objeciones?   ¿A qué nivel de ventas podría llegar en no demasiado tiempo de trabajo?

Es el reto, convertirse en la mejor versión de nosotros mismos posible, ser capaz de dar lo mejor de uno mismo, ofrecer el mejor servicio posible al cliente y multiplicar nuestros resultados.

Así que si me permites un consejo: ”mide”, “plantea mejoras” y vuelve a “medir”.

A partir de ahí, la mejora de los resultados será inevitable.

Jose Lumbreras

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