Blog

Noticias relevantes para tu empresa

Home/Artículos/Las reuniones, un gran coste encubierto

Las reuniones, un gran coste encubierto

Para que decida si va a continuar leyendo este artículo, le propongo un ejercicio: calcule el coste de su última reunión interna en la empresa y compárelo con los resultados de la misma. Le daré algunas pistas:

  1. Tome el coste hora de cada uno de los participantes (pregunte a RRHH si se lo puede facilitar o le puede dar un estimado, no es necesario ser muy exactos, pero si incluir todos los costes).
  2. Multiplique por el tiempo empleado en la reunión, incluidos los tiempos de cambios de impresiones de antes y después. Es decir, desde que el individuo abandona su trabajo para asistir a la reunión, hasta que recupera su actividad ordinaria.
  3. Sume los costes de cada uno de los asistentes a la reunión.
  4. Añada los costes del trabajo de convocatoria, elaboración y distribución del resumen o acta, si lo ha habido.
  5. Tenga en cuenta otros costes logísticos, si los hubiera: coste de la sala, instalaciones, materiales empleados, refrigerios, catering, etc.
  6. En algunos casos son necesarios desplazamientos (tiempo y gastos).
  7. Por último, existen otros costes intangibles que dejaremos fuera de este cálculo por ser difíciles de valorar. Nos referimos a la desmotivación, frustración, sensación de haber perdido el tiempo, sensación de desorganización o cualquier otro componente emocional negativo.

Bien, si después de este cálculo toma la decisión de seguir leyendo este artículo, enhorabuena, ha dado un gran paso ya que ha tomado conciencia de que tiene un problema y éste es el primer requisito para encontrar la solución. En este sentido, vamos a relacionar algunos de los males más frecuentes en las reuniones y, una vez identificados, poner medidas:

  • La reunión se podía haber sustituido por otro medio (¿era totalmente necesaria?).
  • Asisten personas innecesarias o con escaso interés para ellos o para los demás.
  • Para algunas personas el interés es parcial, pero asisten a la totalidad de la reunión.
  • Algunas personas clave faltan o hay que esperarlas.
  • Fallos en la planificación: confusión de sitio y hora, horario complicado, convocatoria improvisada o con poco tiempo, lugar inadecuado, no se comunica el asunto, etc.
  • Los asistentes no han preparado la reunión, falta información, se habla sobre supuestos o estimados. Se puede deber a un orden del día u objeto de la reunión confuso.
  • Gestión ineficaz durante el desarrollo. El moderador que lidere la reunión debe corregir los siguientes comportamientos o situaciones:
    • Los asistentes no participan.
    • No se alcanzan acuerdos, en todos o en algún punto concreto.
    • Un participante monopoliza las intervenciones.
    • Enfrentamiento entre dos o más participantes.
    • Un participante adopta un rol provocador o se opone a todo.
    • No existen propuestas.
    • Se divaga. No se tratan los temas que tocan.
    • Algún tema se atasca, ocupa toda la reunión sin llegar a ninguna conclusión.
    • Se reabren asuntos ya tratados.
    • Entablan conversaciones paralelas, chistes o comentarios que desvían la atención.
    • Se producen distracciones y/o interrupciones.
    • La reunión se celebra sin coordinador.
  • No se concretan acuerdos en cuanto a acciones, responsabilidades, plazos, seguimiento posterior, etc.
  • Falta de puntualidad al inicio y al final: empezar tarde, durar más de lo previsto o necesario.
  • Dejar temas sin tratar o dejar los temas importantes para el final.

Estoy seguro de que usted mismo podría ampliar esta lista. Insisto, tome conciencia, al final de cada reunión evalúe su desarrollo, la conveniencia de haberse celebrado y los resultados obtenidos, establezca prioridades, no trate de arreglarlo todo de golpe, y ponga medidas.

Como siempre, no les descubro nada nuevo, la solución está en su negocio, sólo les recuerdo que lo hagan, solos o con ayuda.

Antonio Calvo.

Febrero 2019.

Written by

The author didnt add any Information to his profile yet

Leave a Comment