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Las reuniones: herramienta imprescindible para el trabajo en equipo

Para que exista trabajo en equipo son necesarias la comunicación, la coordinación, la toma de decisiones y la adquisición de compromisos. Casi la única forma de conseguir esto es mediante reuniones. Parece sencillo, que cualquiera puede hacerlo, pero en la práctica es habitual que existan quejas sobre la eficacia de las reuniones, lo que nos lleva a plantearnos la siguiente pregunta: ¿sabemos hacerlo bien?

Conseguir una gestión eficaz de las reuniones es un trabajo concienzudo que no podremos resolver en este artículo, pero les vamos a indicar algunos de los aspectos más importantes que se deben tener en cuenta y trabajar. En primer lugar, vamos a poner el foco en algunas pautas básicas para la preparación, desarrollo, finalización y seguimiento de acuerdos:

  1. Considere la conveniencia de su celebración o de otras alternativas.
  2. Convoque correctamente, con antelación suficiente y documentación necesaria.
  3. Comunique el orden del día para que todos lo lleven preparado.
  4. Establezca un calendario y horario fijo, si son recurrentes, o la frecuencia para convertir la reunión en un hábito.
  5. Fije la hora de inicio, de finalización y tiempo dedicado a cada tema.
  6. Cuide el lugar de celebración, su entorno y la logística necesaria.
  7. Establezca las reglas del juego, con detalle.
  8. Actúe como un verdadero anfitrión, de la bienvenida y agradezca la asistencia.
  9. Intente que la reunión sea entretenida y amena.
  10. Distribuya las funciones de organizador, coordinador, secretario, asistente, etc.
  11. Premie la puntualidad, de comienzo y finalización.
  12. Establezca turnos de intervención y facilite y provoque la participación.
  13. Mantenga el foco en los asuntos del orden del día.
  14. Busque el consenso, mejor que la imposición o el voto de la mayoría.
  15. Reconozca los éxitos en público.
  16. Facilite información sobre la marcha del negocio (primero lo malo y al final lo bueno).
  17. Consiga compromisos (qué, quién, cuándo, cómo, cuánto, …), reconocidos en voz alta por el interesado y repase las tareas asignadas antes de finalizar.
  18. De la oportunidad de añadir asuntos de interés no previstos (ruegos y preguntas).
  19. Concrete la fecha, hora y lugar de la próxima reunión, si procede.
  20. Redacte y distribuya un acta (mejor breve y esquemática) de la reunión, con la documentación adicional necesaria.
  21. De seguimiento a los compromisos y ofrezca ayuda para cumplirlos.
  22. Evalúe la eficacia de la reunión y aplique medidas correctoras para la próxima (puede utilizar esta lista de recomendaciones como check list).

Es casi inevitable que en el desarrollo de las reuniones se den algunas de las situaciones de carácter conflictivo que relacionamos a continuación. Hay que prever que sucedan y trabajar la forma de abordarlas, con garantías de éxito:

  • Falta de participación y compromiso.
  • Desacuerdo en un punto concreto.
  • Un participante monopoliza las intervenciones.
  • Enfrentamiento entre dos o más participantes.
  • Un participante adopta un rol provocador.
  • La discusión en grupo se vuelve acalorada.
  • Un participante se opone a todo.
  • Un asistente quiere imponer su criterio por encima de todo.
  • No existen propuestas.
  • Las discusiones no tratan sobre el tema que toca.
  • Algún tema se atasca.
  • Alguien está muy obcecado con su postura y no acepta la mayoría.
  • Se intenta reabrir puntos ya decididos.
  • Existen discrepancias con el acta anterior.
  • Una persona corta permanentemente a los demás y no permite una conversación fluida.
  • Se producen conversaciones paralelas.
  • Chistes, comentarios, distracciones, interrupciones, teléfonos móviles, …

La eficacia de la reuniones tiene una repercusión económica importante, calculen el número de reuniones al cabo del año, el coste hora de cada persona, el tiempo empleado y otros gastos adicionales, puede que se lleven una sorpresa.

No les descubro nada nuevo, la solución está en su negocio, sólo les recuerdo que lo hagan, solos o con ayuda.

Para más información y consultas sin compromiso, utiliza este enlace:     https://team.impulsocoach.com/programa-trabajando-en-equipo-fundae

Antonio Calvo.

Octubre 2018.

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4 Responses to “Las reuniones: herramienta imprescindible para el trabajo en equipo”

By Salvador Minguijon - 23 octubre 2018 Responder

Imprescindibles … y dificiles de gestionar a medio plazo. Es probablemente la herramienta que tiene más impacto sobre la cultura del equipo … y tienen una gran tendencia a desviarse de sus objetivos y normas de funcionamiento para convertirse en el centro de información o mando del jefe, el sistema para eludr tener que tomar decisiones bajo tu responsabilidad, el foro de lucha entre dos grupos, etc. Por ello es muy importante tener claramente establecido el objetivo y las normas de su funcionamiento.

By Antonio - 23 octubre 2018 Responder

Esa es la parte intangible que, como bien dices, oculta muchas carencias de liderazgo y gestión. Además está la parte económica que señala Pedro Valladolid en el siguiente comentario.

By PEDRO VALLADOLID BORAO - 22 octubre 2018 Responder

¡¡Cuántos miles de euros se pierden cada mes en reuniones improductivas!! Si alguien analizara el coste de las horas perdidas en reuniones en las que no se toman decisiones y no se sale con un plan de acción profesionalizaría las reuniones de forma inmediata e implantaría un programa de aprovechamiento. ¡Buena reflexión Antonio!

By Antonio - 23 octubre 2018 Responder

Estoy seguro que el coste del programa se amortizaría en muy poco tiempo.

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