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Mis cinco tareas principales – Por Santiago Torre

Como todos los meses, Pablo se iba a ver con Miguel, su mentor y en esta ocasión tenía muchas ganas de estar con él porque necesitaba que le ayudara a modificar ciertos aspectos con los que no estaba satisfecho, llevaba un par de semanas en las que no paraba un segundo, pero sentía que todo lo que hacía no valía para nada, que estaba desaprovechando su esfuerzo y tenía la sensación de que se pasaba todo el día en movimiento, pero el rendimiento era nulo.

– “Hola Pablo” le dice Miguel, “¿cómo te ha ido este mes?”

– “Las cosas no van mal, mi departamento está obteniendo buenos resultados y lo cierto es que gracias a tu apoyo está bajo control, las reuniones periódicas individuales y el seguimiento de objetivos y tareas que hacemos me ayudan mucho, pero lo cierto es que las ultimas semanas se está desmadrando todo un poco …”

– “Espera”, le interrumpe Miguel”, “¿qué significa que se está desmadrando todo un poco?”

– “Quizá he exagerado un poco, desmadrar no es la palabra, lo que me sucede es que estamos con mucho trabajo y no paro, pero realmente parece que no hago nada. Voy corriendo de un lado a otro, salto de una actividad a otra, pero no me cunde”

– “¿Hay veces que te encuentras haciendo varias tareas a la vez?, preguntó Miguel.

– “Ja”, terció Pablo.

– “Lo que no hay es momento en que no esté con 3 ó 4 cosas diferentes. Estoy respondiendo correos a la vez que respondo al teléfono, mientras hablo con uno de mis colaboradores y todo eso mientras firmo documentos”

– “Ya y supongo que no estás planificando tu trabajo”

– “Imposible”, contestó Pablo cortando lo que decía Miguel.

– “Si da igual, haga lo que haga todo se desmorona porque tienes previsto realizar A y en la semana haces todo menos eso. Es que ya sabes que desde la central cada vez piden más informes y son más exigentes”

– “Bla, bla, bla” dijo Miguel con ironía. “No me fastidies, no te pongas por debajo de la línea. Si no haces lo que debes es exclusivamente por tu culpa, no por la de los demás.”

– “No, no, ahora las cosas son distintas, no es como en tu tiempo, ahora …” Sssssss, siseó Miguel, “calla, déjame leerte esto”, dijo mientras sacaba su PDA y le enseñaba un texto que tenía en ella que decía:

“Nuestra juventud gusta del lujo y es mal educada, no hace caso a las autoridades y no tiene el menor respeto por los de mayor edad. Nuestros hijos hoy son unos verdaderos
tiranos. Ellos no se ponen de pie cuando una persona anciana entra. Responden a sus padres y son simplemente malos” (Sócrates)

-“No me cuentes historias y no niegues la evidencia o te escudes en que ahora es diferente. Siempre ha habido problemas y distracciones; antes eran unos y ahora son otros, pero el hacer las cosas de forma no correcta no es culpa de las circunstancias, si no de cada uno. El entorno puede condicionar, pero no determina. En tu mano está la solución”, zanjó con voz solemne el mentor”.

-“Sí, si lo se y te agradezco tus palabras duras. Se que hay una solución y hasta se cual es, pero no se como aplicarla. ¿me puedes ayudar”, pidió Pablo

-“Ahora sí, esto ya es otra cosa. En la humildad de reconocer que hay algo que no funciona bien y en la pedir ayuda está el comienzo del cambio. Vamos a ver como podemos trabajarlo. Lo primero es identificar donde está la fuente del problema. Me has dicho que no planificas, ¿correcto?”

-“Correcto, lo he intentado, pero he fracasado, no hago ni caso a la planificación?”

-“¿Qué es lo que hace que no cumplas”

-“El día a día y todo lo que tengo que hacer” lamenta Pablo

-“Es algo muy común, no te apures, que lo vamos a solucionar. Una vez que has aceptado que te pasa y que quieres cambiarlo, vamos a hacerlo”

-“Entiendo –prosiguió Miguel- que si que tienes tus prioridades definidas”

-“Claro, lo hice contigo”

-“Entonces das prioridad a lo urgente en vez de a lo importante, no es así?”

-“Exactamente. Lo acabas de definir claramente. Me muevo siempre por urgencias y dejo lo importante a un lado y claro, como siempre hay urgencias no lo hago hasta que no es urgente”

-“No te apures, observa la siguiente lista y dime cuantos sies obtienes”

EN QUE SE ME VA EL TIEMPO   SI   NO

  • Desorganización
  • Correo Innecesario
  • Objetivos difusos
  • Navegar por Internet
  • Demasiadas llamadas
  • Pobre Planificación o falta de ella
  • Dispersión
  • Falta de Concentración
  • No tener hábitos correctos
  • Repetir lo mismo por errores
  • No saber decir No
  • No delegar, hacer tareas de otros

-“Casi todos”

-“Tengo dos grandes noticias. La primera es que es fantástico porque tenemos campo para mejorar. La segunda es que estás mucho mejor que yo cuando tenía tu edad. Yo hubiera contestado que si a todos menos al correo e internet, por razones obvias, pero hubiera añadido 10 ó 12 cosas más”

-“Es un consuelo … y tú ¿cómo lo llevas ahora?”
-“Muy diferente y tú lo vas a conseguir en poco tiempo. Hay unas pautas básicas que si las sigues cambia tu vida. Quizás no hagas mucho más, pero te asegurará de hacer lo importante”

-“Si lo consigues estás invitado a lo que quieras”

-“Muy bien, empecemos. Apaga tu móvil, cierra la puerta del despacho y concéntrate. ¿Puedo tener toda tu atención durante 10 minutos, sólo diez minutos?”

-“Toda tuya, dime que tengo que hacer”

-“Papel y boli y escribe 5 cosas que si hicieras la semana que viene considerarías que la semana ha merecido la pena. Solo cinco, aunque tengas doscientas, elige cinco”

Pablo se puso a pensar y al de seis o siete minutos ya las tenía. “¿Estás seguro de que esas son las cinco más importantes”. “Sí”, respondió él. “Puedo verlas” “Claro”, dijo acercándole el papel.

-“Hmmmm, aquí hay alguna que parece muy larga. No quiero ninguna de más de una hora. Pon, por favor el tiempo que te llevarán y si es más de una hora la divides en dos o tres o las que hagan falta, pero no pases de cinco” dijo Miguel.

Pablo tomó de nuevo el papel e hizo lo que le dijo Miguel dejando 5 tareas imprescindibles para la siguiente semana.

“Muy bien, quiero que el lunes a primera hora mires este papel y te comprometas a hacer estas tareas y pienses cuando las vas a realizar. ¿De acuerdo?”, “De acuerdo” contestó Pablo.

El lunes cuando llegó a su despacho observó que tenía un correo de Pablo que decía:

“Deja de mirar el correo y concéntrate en esas cinco tareas importantes y haz una antes de empezar la semana … hazlo ahora” Miguel así lo hizo y se sorprendió sobre como le fue el día, el subidón que le dio hacer aquella primera tarea hizo que hasta acabara la segunda. Cada mañana recibía un mail o una llamada de teléfono de Pablo en donde le decía, “dedica dos minutos a repasar lo que te queda”.  Así lo hacía. Para el jueves a la tarde había realizado esas cinco tareas y ni se acordaba de las doscientas que tenía pendientes. Estaba eufórico y por primera vez en semanas consiguió tener un fin de semana en donde disfrutó de verdad y sin agobios.

Te recomiendo que sigas los consejos de Miguel, escribas cinco y solo cinco tareas de menos de una hora y te propongas hacerlas. Lo primero que tendrás que hacer cada mañana en casa es mirar esa lista y eso mismo lo repites al llegar a tu oficina y el viernes me cuentas como te ha ido la semana.

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One Response to “Mis cinco tareas principales – Por Santiago Torre”

By Juan Carlos - 16 marzo 2015 Responder

Hay un montón de cosas que se pueden hacer para trabajar estos temas. Y son todas tan sencillas que seguramente por eso no las aplicamos y sobre todo porque no cuestan dinero. Mails, llamadas de teléfono, reuniones espontáneas o no previstas, interrupciones de los compañeros, deficiente planificación….. Llama la atención las soluciones tan imaginativas y eficientes que ponen en marcha los equipos cuando se dedican a buscar soluciones. Gracias Santiago

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