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¿Tienes controlada tu empresa? – Antonio Calvo

Esta es una pregunta trampa. Recuerdo que me decía un consultor de estos temas que cuando hacía esta pregunta las posibles respuestas oscilaban entre: a) “uff no, la verdad es que es una tarea pendiente” y b)”Sí, sí, aquí tenemos un gran control interno”.

Añadía que cuando la respuesta era a) el trabajo que podrían hacer allí era menor y que era una empresa bien gestionada (consciente de sus limitaciones), mientras que si la respuesta era b) el trabajo a realizar era peliagudo y complicado porque la ignorancia es la madre del atrevimiento. También me dijo que había excepciones a esa regla, pero que así la aplicaba y se equivocaba por excepción.

No se cual será tu respuesta a la pregunta, pero te dejo aquí 30 preguntas que pueden ayudarte a implementar algo más de control en tu empresa si lo crees necesario:

  1. ¿Tienes autorizaciones internas realizadas por escrito? ¿se sabe quién puede hacer qué?
  2. ¿Tienes poderes notariales suficientes para poder operar si tú faltaras? ¿Están actualizados? y ¿los obsoletos derogados?
  3. ¿Tienes un proceso que identifique posibles conflictos de intereses entre tu personal y terceras empresas?
  4. ¿Cómo te aseguras que se cumplen en fecha todas las obligaciones legales: impuestos, seguros sociales, presentación de cuentas,….?
  5. ¿Están reconciliadas las cuentas con tus 10 primeros clientes y proveedores? ¿Quién lo realiza? ¿personas diferentes a los que operan diariamente con ellos?
  6. ¿Tienes un procedimiento formal que te avise de todos los vencimientos de contratos y fechas?
  7. ¿Quién supervisa que todos los pagos y las facturas que los amparan coincidan?
  8. ¿Cada cuanto tiempo se revisan los precios de facturación a los clientes? (lo que va en la factura, no  los precios teóricos).
  9. ¿Tienes un procedimiento formal de recuento de inventario? ¿cuenta la misma persona que hace los movimientos diarios?
  10. ¿Cada cuanto tiempo se revisa la caja? ¿por quién?
  11. ¿Están separados los procesos de compra, contabilización de facturas y pagos de las mismas?
  12. ¿Se archivan conjuntamente los pedidos, albaranes de recepción, facturas y documentos de pago?
  13. ¿Cada cuanto tiempo se revisan todas las cuentas de clientes?
  14. ¿Y de proveedores?
  15. ¿Otorgas rappels a los clientes? ¿Quién los autoriza?
  16. ¿Cómo supervisas la labor del departamento de contabilidad propio o externo?
  17. ¿Cómo te aseguras que se contabiliza el importe de la factura del proveedor y no otro (por error o no)?
  18. ¿Quién comprueba los pagos de nómina y gastos de viaje?
  19. ¿Quién reconcilia los bancos con la contabilidad? ¿cada cuanto tiempo?
  20. ¿Lees al completo los contratos que firmas?
  21. ¿Quién comprueba los extractos de las tarjetas de crédito o gasolina?
  22. ¿Quién, cuando y donde se hacen las revisiones de los vehículos? ¿Quién los comprueba?
  23. ¿Asegura tus proceso administrativo que no haya errores en facturas de compra y venta?
  24. ¿Tienes una lista de todas las tareas que se realizan en tu empresa? ¿por puesto?
  25. ¿Tienes un plan definido para cubrir las bajas de 1 día, 1 semana, 1 mes,… por puesto?
  26. ¿Cómo te aseguras que tus empleados no trabajen para otros?
  27. ¿Haces copia de seguridad de la información? ¿lo has chequeado? ¿has comprobado que la copia se puede recuperar en un ordenador virgen?
  28. ¿Tienes copias de todos los contratos y pólizas de seguros fuera de la empresa? ¿sabrías que hacer en caso de siniestro total de tus instalaciones?
  29. ¿Has pensado que hacer en caso de que desapareciera súbitamente un empleado clave?
  30. ¿Cómo tienes cubierta la Responsabilidad Civil?

 

Existen muchas más preguntas y cuestiones que podrías hacerte y además habría que ver los niveles de control. Es frecuente que se responda que si se hace un inventario físico de productos, pero resulta que lo hace quien trabaja en el almacén. Lógicamente si se hubiera llevado algo no diría que falta ¿no? También se chequean bancos y contabilidad, pero lo hacen las personas implicadas y precios de compra y ventas, pero los departamentos de compras y ventas, etc.

Cada empresa y cada sector tiene  riesgos diferentes, tú debes identificar los tuyos y estudiar como los afrontas y que pasaría si sucedieran. No te fíes de las personas, ni de los sistemas, haz que estén revisados por otros y que lo firmen. No serías el primero que se encuentra que parte de su departamento comercial estaba trabajando para otros o que se ponen por su cuenta después de haber preparado la salida durante meses o que descubre que su contable (o su asesoría) ha estado desviando fondos de manera regular desde hace tiempo o que su jefe de compras acepta precios en factura superiores a los acordados en oferta o que las revisiones de las furgonetas no se han pasado a pesar de tener facturas o que sus neumáticos tienen 100.000 kms. cuando has pagado ya 3 cambios; tampoco sería una novedad que una persona descontenta pudiera borrar todos los datos del disco duro del servidor o enviara una carta a todos tus clientes con ofertas inexistentes,…

“A mí eso no me va a pasar”, “mis empleados nunca se comportarían así”, “les conozco de toda mi vida”, “son parientes”, “a mí no”,…. te aseguro que a todos los que les ha pasado decían eso de antemano y también creían que todo estaba bajo control.

No se puede poner puertas al campo, pero creo que merece la pena dedicar unas horas a pensar en los mayores riesgos que podemos tener y establecer controles para minimizarlos. No lo hagas de golpe, pero si cada trimestre atajas el mayor riesgo que tengas en un año tendrás 4 bajo control y después de 5 años tu mayor riesgo será el que ahora es el 21.

Antonio Calvo

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One Response to “¿Tienes controlada tu empresa? – Antonio Calvo”

By Antonio - 18 septiembre 2015 Responder

Un fleco tras otro forma una cortina que no nos deja ver la realidad.

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